No es necesario volverse obsesivo con el pedido, sin embargo, es importante mantener un documento y documentos físicos y digitales para mejorar el trabajo. Acumular documentos es algo que se agrava a medida que el trabajo aumenta, puede ayudarlo a ganar eficiencia, porque eso hace que se dedique menos tiempo, al momento de buscar o revisar un documento en el momento en que se necesita. Revisar las pilas de papeles puede resultar agotador y retrasa los procesos. Algunas recomendaciones para la oficina pueden ser las siguientes:
- Dedicar tiempo: En los días que no esté muy ocupado, puede aprovechar el tiempo para organizar sus archivos, ubicarlos para almacenar documentos, establecer normas para gestionar los documentos.
- Documentos administrativos: Mantener en orden los documentos contables, es una buena forma de organizar la información para el uso interno y externo, al momento de necesitar realizar un registro, saber y dónde se encuentra ayuda a minimizar el tiempo de búsqueda.
- Papeles: una carpeta que se puede abrir en el escritorio, esta ayuda a llevar a cabo un control mejor acerca de los documentos que no se han revisado, o que necesitan una acción posterior, por otra parte , los papeles que ya se han revisado pueden archivarlos para llevar a cabo un mejor control y clasificación.
- Correos electrónicos: puede establecer un control en la bandeja de entrada, por ejemplo, no hay más de 15 correos electrónicos pendientes de revisar, y mejor si el correo que revisa, poder resolverlo en el mismo instante. Otra opción es dedicar 5 minutos de cada hora, para revisar los correos en bandeja.
- Pedir ayuda: Si no sabe cómo poder ordenar su lugar de trabajo, consulte a alguien que sepa, para qué le sirve el uso de los espacios de su oficina para ordenar y archivar, o ubicar el mobiliario de la forma funcional.